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いくらくらいが適切なの？
「PREP法ってなんだろう？」
「PREP法を習得するにはどうすればいいの？」
そんな疑問や悩みをお持ちではありませんか？PREP法は「結論」「理由」「具体例」「結論」で構成された文章の型のことです。4つの構成に沿って情報を伝えることで、説得力のある文章を作成できます。PREP法を習得すれば、報告やプレゼンテーションなどビジネスにおけるさまざまなシーンで役立つでしょう。
そこでこの記事では、PREP法について下記の5つのポイントに絞って、初心者にもわかりやすく解説していきます。
- PREP法とは
- SDS法やDESC法との違い
- PREP法のメリット・デメリット
- 活用シーンごとの具体例
- PREP法のトレーニング方法
この記事を読むと、PREP法を理解して、相手に伝わりやすい文章作成や話し方を学べます。トレーニング方法についても言及しているので、最後まで読んでぜひ参考にしてみてください。
PREP法とは？
PREP（プレップ）法は、文章を簡潔にまとめるための手法です。下記の4つの要素の頭文字を取って名付けられています。
PREP法の構成
| Point | 要点・結論 | 〇〇は△△です |
|---|---|---|
| Reason | 理由・根拠 | なぜなら〜だからです |
| Example | 具体例・データ | 例えば〜です |
| Point | 要点・結論 | したがって〇〇は△△です |
最初に結論を述べ、結論に至った理由を説明し、理由を裏付ける具体例を提示した上で、最後にもう一度結論を伝えて締めます。要点が明確でわかりやすいため、主にビジネスシーンで用いられる文章構成です。
SDS法やDESC法との違い
文章の型には、PREP法以外にもSDS法やDESC法があります。ここでは、3つの手法を比較しながら違いを解説します。
SDS法とDESC法との比較
| PREP法（プレップ法） | SDS法（エスディーエス法） | DESC法（デスク法） | |
|---|---|---|---|
| 構成 | Point：結論 Reason：理由 Example：事例 Point：結論 |
Summary：要点 Details：詳細 Summary：要点 |
Describe：課題の描写 Express：説明 Suggest：提案 Choose：選択 |
| 重点 | 主張が伝わること | 情報のわかりやすさ | 相手の納得感 |
| 特徴 | 論理的で説得力がある | 情報を短時間で伝えられる | 相手を尊重しながら自分の意見を伝えられる |
| 活用シーン | プレゼンテーション、報告、面接 | ニュース、自己紹介、スピーチ | 依頼、承認、提案 |
PREP法とSDS法の違い
SDS（エスディーエス）法とは「要点」「詳細」「要点」に沿って情報を伝える手法です。
SDS法の例文
| Summary：要点 | 子どもは動物園が大好きです。 |
|---|---|
| Details：詳細 | 動物園では、ライオンやゾウなど普段は目にできないような動物たちを見られます。 また、ショーやナイトツアーなどの気になるイベントも開催されています。 モルモットやウサギとのふれあいコーナーも人気です。 |
| Summary：要点 | このように、動物を見られるだけでなく 楽しいコーナーやイベントが充実しているため、 子どもは動物園が大好きなのです。 |
PREP法とSDS法では、最初と最後に2回結論を伝える点が共通しています。両者の大きな違いは、何を重視して伝えるのかという点です。
SDS法では「詳細」を重視しています。要点→詳細→要点の3つの構成にわたって、同じ内容を繰り返し説明して相手の理解を深めます。事実をわかりやすく伝達できるため、ニュースや自己紹介など、短時間で情報を伝えたいシーンに有効です。
一方、PREP法で重視しているのは「結論」です。結論に至った理由や裏付けとなる具体例を付け加えているため、説得力が高まり、結論が際立ちます。そのため、要点を明確に伝えたい報告やプレゼンテーションなどのシーンに有効です。
PREP法とDESC法の違い
DESC（デスク）法とは「課題の描写」「説明」「提案」「選択」の流れで情報を伝える手法です。課題の描写において客観的事実を伝え、説明で事実に対する主観を述べます。そして解決策を提案した上で、選択肢を提示します。
DESC法の例文
| Describe：課題の描写 | ご注文いただいていた〇〇ですが、納期のめどが立っておりません。 |
|---|---|
| Express：説明 | メーカー欠品により入荷が遅れているため、正確な納期をお伝えできない状況です。 ご希望に沿えず心苦しく感じております。 |
| Suggest：提案 | 代替商品として△△のご用意が可能です。 |
| Choose：選択 | 【OK】ありがとうございます。最短納期で△△を手配いたします。 【NO】大変恐縮ではございますが、今しばらくお待ちくださいませ。 メーカーから最新情報が入り次第、ご連絡いたします。 |
PREP法が「分かりやすく伝えること」に長けているのに対し、DESC法は「相手に行動を促すこと」を目的としています。
DESC法は相手の意見を尊重しながら、条件をすり合わせていくシーンに有効です。相手の納得感を重視しつつ自分の意見を伝えるため、承認を得たいときや依頼をするときなど、一対一でのやりとりに適しています。
PREP法のメリット
PREP法には、下記のメリットがあります。
- 説得力がある
- 相手に伝わりやすい
- 情報の整理ができる
1つずつ詳しく解説していきます。
メリット1：説得力がある
PREP法を使うと筋道が通ったわかりやすい文章が作れます。始めに結論を伝えるため、これから何を言いたいのかが明確になります。そして、理由と具体例を付け加えることで結論が強化され、説得力が高まるのです。最後にもう一度結論を伝えて理由や具体例との結びつきを再確認させ、結論の印象を強めることで、さらに説得力を高めています。
メリット2：相手に伝わりやすい
結論ファーストで何を伝えたいのかが明確なため、短時間で相手に必要な情報が伝わります。理由から始まる文章では、最後まで要点がわからず、何を主張したいのかが伝わりづらいです。その点、PREP法では最初から論点が明らかになっているため、その後に述べる理由や具体例を理解しやすく、伝わりやすい文章となるのです。
メリット3：情報の整理ができる
PREP法は4つの構成に当てはめることで、ロジカルで伝わりやすい文章が書ける手法です。活用するには「なぜ？」「例えば？」といった疑問を深掘りして、考えを整理をする必要があります。繰り返しPREP法を活用していけば、情報を整理する習慣が身につき、論理的思考が鍛えられるでしょう。
PREP法のデメリット
PREP法には、下記のデメリットがあります。
- 使いこなすには時間がかかる
- 感情に訴える文章や長文には向いていない
1つずつ詳しく解説していきます。
デメリット1：使いこなすには時間がかかる
PREP法をすぐに使いこなせるようになるケースは稀です。PREP法を使って説得力のある文章を作るには、結論に至った理由や根拠を明確にしなくてはいけません。また、理由を裏付ける具体例やデータも必要です。文章を作るために必要な情報を取捨選択する作業は、慣れるまでは時間がかかるでしょう。習得するためには、日頃から繰り返しPREP法を活用して慣れていくことが大切です。
デメリット2：感情に訴える文章や長文には向いていない
PREP法は、簡潔に要点を伝えられる手法です。論理的に物事を伝えられる反面、ビジネスライクな印象になりやすいため、相手の感情に訴えるような文章には不向きです。
また、最初に結論を伝えるPREP法は、長文にも向いていません。なぜなら、スピーチや物語などの長文では、話の最後まで受け手の興味を引きつけてから結末を迎える、起承転結型であることが一般的なためです。PREP法の簡潔で説得力の高い特徴を活かすには、ビジネスの場が最適といえます。
活用シーンごとの良い例と悪い例
ビジネスにおいてPREP法が役立つシーンには下記の3つがあります。
- 報告
- 就職や転職活動
- プレゼンテーション
ここからは、シーンごとにPREP法を取り入れる例を紹介していきます。
シーン1：報告
資料の作成状況を上司に報告するシーンです。冒頭で資料の完成が遅れる旨を伝えることで、何の話をするのかが明確になり、内容が伝わりやすい報告になっています。
| 悪い例 | 完成間近の資料について、本日先方から仕様変更したいと連絡があったんです。 変更には他部署との調整が必要なので大変です。 時間がかかるかもしれません。 |
|---|---|
| 良い例 | 【結論】明日完成予定として報告していた資料ですが、明後日まで作成に時間がかかりそうです。 【理由】というのも、本日先方から仕様を変更したいと連絡があり、急遽資料の作り直しが必要となったためです。 【具体例】仕様変更に関しては他部署との打ち合わせが必要なため、明日までの完成は難しい状況です。 【結論】明日中に打ち合わせと作り直しに取り掛かり、明後日には商談資料を完成させる予定です。 |
シーン2：就職や転職活動
新卒採用の面接で自己PRを述べるシーンです。良い例では、最初と最後に強みを伝えているため、受け手の記憶に強く残る自己PR文になっています。
| 悪い例 | 私は学生時代にパスタ専門店でアルバイトをしていました。 アルバイト中は、小さなお子様や高齢のお客様に麺の湯で具合を確認したり、 コショウ抜きのメニューを提案したりと、お客様に応じた配慮を心がけてきました。 その結果、お客様アンケートで名指して褒められることもありました。 アルバイトを通して培った気配り力は私の強みです。 |
|---|---|
| 良い例 | 【要点】私の強みは細かな気配りができるところです。 【理由】学生時代のパスタ専門店でのアルバイトを通して、気配り力を培ってきました。 【具体例】例えば、小さなお子様や高齢のお客様には、麺の湯で具合を確認します。 また、コショウやニンニク抜きの提案など、お客様に応じた配慮を心がけていました。 その結果、お客様アンケートで名指しでお褒めの言葉をいただくことも度々ありました。 【要点】アルバイトで培った気配り力を活かし、御社でも細やかなサービスができる 人材として活躍できる自信があります。 |
シーン3：プレゼンテーション
経費精算システムの導入を提案する、社内プレゼンのシーンです。始めに主張をはっきりと伝えて、導入が必要な理由、具体例が述べられているため説得力があります。
| 悪い例 | 手作業での伝票入力は時間がかかって大変です。 大変なだけでなく、どんなに注意をしてもミスが発生する可能性があります。 自動入力ができると経理担当者が楽になってミスも減らせると思います。 そのため、経費精算システムXの導入を検討してもらえないでしょうか？ |
|---|---|
| 良い例 | 【主張】経費精算システムXの導入を提案します。 【理由】手作業での伝票入力は、経理担当者への負担が大きく、 どんなに注意をしてもミスが発生するリスクがあるからです。 【具体例】経費精算システムXを導入すれば、自動入力によりミスを削減し、 経理担当者の負担を大幅に減らせます。また、WEB上で承認作業が完結するため、 申請者も承認者もスムーズに処理が進められます。 【主張】以上の理由により、業務効率化やミス削減が見込める 経費精算システムXの導入を提案いたします。 |
悪い例では、どのシーンにおいても最後まで聞かないと結論や要点がわかりません。何の話をしているのかが伝わりづらく、受け手にストレスを与えています。
一方、良い例では、伝えたい情報が簡潔にまとまっていて、結論や主張が受け手の記憶に残りやすくなっています。このように、PREP法なら短時間で要点が明確に伝わるため、ビジネスシーンで幅広く活用できるでしょう。
PREP法のトレーニング方法
PREP法を習得するためのトレーニング方法を2つご紹介します。
テンプレートに沿って文章を書く
以下のテンプレートに沿って文章を書く練習をすれば、PREP法が身につきます。
PREP法のテンプレート
| Point | 要点・結論 | 〇〇は△△です |
|---|---|---|
| Reason | 理由・根拠 | なぜなら〜だからです |
| Example | 具体例・データ | 例えば〜です |
| Point | 要点・結論 | したがって〇〇は△△です |
PREP法を習得するには、日常的に書き慣れていく必要があります。繰り返し使うことで、頭の中で構成をイメージして文章を組み立てられるようになります。
メールや口頭での報告など日々の業務にPREP法を取り入れてみてください。最初は時間がかかりますが、身近な業務にPREP法を活用していくことで、比較的短時間で習得できるでしょう。慣れないうちは、上記のテンプレートをいつでも見られるようにして、参考にしながら書いていくのもおすすめです。
また、PREP法を用いる際は、接続詞でつないで書くことが重要です。「なぜなら」の後には理由が、「例えば」の後には具体例が、「したがって」の後には結論が必ず入ります。接続詞を道しるべにするとPREP法を取り入れやすくなるため、意識してみると良いでしょう。
フィードバックをもらう
PREP法の習得には客観的なフィードバックが効果的です。上司や同僚に、あらかじめPREP法を習得中であることを伝えて、報告やプレゼンの後にフィードバッグをもらうと良いでしょう。アドバイスを受けると改善点が明確になるため、独学よりも短期間で上達できます。
PREP法を活用して、情報をわかりやすく伝えよう
今回は、PREP法について解説しました。PREP法を活用すると簡潔で説得力のある文章が作れるため、ビジネスの場面で有効に活用できるでしょう。メールや報告書作成などの日々の業務は、PREP法のトレーニングに最適です。意識的に取り入れて、わかりやすい文章作成に役立ててみてください。
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